Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zatrudnianie pracowników do wykonywania pracy w zakładzie wiąże się z pewnymi obowiązkami. Jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Dokumentację pracowniczą prowadzi się w teczkach pracowniczych, zwanych aktami osobowymi.

Akta osobowe składają się z trzech części: część A (dokumentacja związana z ubieganiem się o pracę), część B (dokumentacja zatrudnienia), część C (dokumentacja związana z ustaniem zatrudnienia).

Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt?

W części A zbiera się dokumentację związaną z ubieganiem się kandydata o pracę. W tej części powinny się znaleźć takie dokumenty jak: kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, kserokopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające dodatkowe kwalifikacje zawodowe, wstępne badania lekarskie.

W części B gromadzi się dokumenty związane z okresem zatrudnienia. W tej części powinny się znaleźć między innymi takie dokumenty jak: umowa o pracę, warunki i zakres pracy, informacja o zapoznaniu się pracownika z przepisami BHP i PPoż, PIT-2, kwestionariusz osobowy dla pracownika, badania lekarskie okresowe, korespondencję dotyczącą przebiegu zatrudnienia, np. otrzymane nagrody lub nagany.

W części C uszeregowane są dokumenty związane z ustaniem zatrudniania. W tej części zamieszczamy takie dokumenty jak: świadectwo pracy.

Pracodawca, który na przekór prawu nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub prowadzi ją w sposób nie właściwy podlega karze od 1 000,00 zł do nawet 30 000,00 zł.